Sự nghiệp - "Phó giám đốc" cho chồng

Khi chồng mở công ty tại nhà, người vợ chính là trợ lý đắc lực. Bạn có thể giúp anh nhiều việc, chẳng hạn tổ chức góc làm việc thật khoa học hoặc quản lý những chi tiêu vặt...

Hãy trổ tài sắp xếp nơi làm việc của anh thật ngăn nắp.
Chồng bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian nếu luôn biết đến đâu để lấy thứ mình cần

Bạn có thể làm những việc tưởng đơn giản nhưng sẻ chia phần nào sự vất vả của chồng khi mở công ty.

Đầu tiên là sự ngăn nắp. Nếu biết cách sắp xếp hồ sơ, sổ sách và góc làm việc gọn gàng, bạn đã góp một phần không nhỏ vào sự thành công của ông xã. Bên cạnh đó, bằng kinh nghiệm giữ tay hòm chìa khoá, bạn có thể giúp anh quản lý những khoản chi nhỏ, cân đối ngân sách.

Dưới đây là một số lời khuyên dành cho bạn

Văn phòng ngăn nắp

Hãy trổ tài sắp xếp nơi làm

việc của anh thật ngănnắp.Chồng bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian nếu luôn biết đến đâu để lấy thứ mình cần. Điều này cũng làm giảm nguy cơ bị thất lạc những giấy tờ, chứng từ quan trọng khác.

Với những văn phòng nhỏ, nhất là kiểu được đặt tại gia, bạn có thể áp dụng những biện pháp sau để tổ chức một không gian làm việc chuyên nghiệp

Tập trung: Nếu vứt lung tung, mọi thứ rất dễ bị thất lạc. Đó là lý do các chuyên gia tài chính khuyên bạn nên bố trí khu vực dành riêng cho việc lưu trữ công văn, giấy tờ, chứng từ...

Khu vực này thường là nơi đặt bàn làm việc. Bàn phải đủ rộng để đặt máy vi tính, lưu giữ các loại chứng từ, máy in, máy fax, máy huỷ giấy, các loại thiết bị văn phòng khác...

Ngoài ra, ghế ngồi phải thật êm ái, tạo sự thoải mái. Trên bàn nên bài trí chậu cây xanh nhỏ hoặc bình hoa tươi để tạo hứng khởi cho chồng làm việc.

Phân loại chứng từ: Giúp chồng chia chứng từ thành hai loại: đang xử lý và lưu trữ. Với loại đang xử lý, cần chia thành hai loại: xử lý gấp và bình thường.

Đối với chứng từ gấp, yêu cầu đầu tiên là phải được xử lý ngay. Hoá đơn thanh toán tiền hàng đến hạn, hợp đồng đến hạn thực hiện... thuộc loại này. Nếu không chú ý đến thời hạn, chồng bạn có thể gặp rắc rối, phiền phức không đáng có.

Tốt nhất, nên phân loại chứng từ theo thời gian cần xử lý. Sau đó, bạn đặt vào từng bìa đựng hồ sơ riêng và ghi chú lên trên. Ví dụ: cần xử lý trong bảy ngày, mười lăm ngày... kèm theo ngày tháng.

Để bàn làm việc luôn gọn gàng cũng như hỗ trợ việc xử lý chứng từ nhanh chóng, bạn nên chọn khay nhiều tầng. Mỗi tầng để từng loại giấy tờ khác nhau. Ngoài ra, bạn còn có thể phân loại chúng theo màu của bìa hồ sơ.

Với hồ sơ lưu trữ, thay vì sắp xếp theo loại (hoá đơn, hợp đồng...) bạn nên lưu giữ theo tháng.

Không cần thiết phải lập hồ sơ lưu trữ riêng cho từng hoá đơn tiền điện, điện thoại, ADSL... Bạn nên dùng loại thiết bị lưu trữ chứng từ phổ biến hiện nay. Đó là loại tủ đựng hồ sơ treo, vừa tiện dụng, vừa tiết kiệm diện tích.

Chỉ giữ những thứ cần thiết: Lượng giấy tờ, chứng từ phải xử lý hàng ngày của một công ty không hề nhỏ. Nhiều người quá cẩn thận hoặc lo xa nên đã lưu lại tất cả. Thế là khi cần tìm kiếm thứ gì, bạn phải lục tung hàng đống giấy tờ không cần thiết.

Nên dứt khoát loại bỏ một số giấy tờ không cần thiết. Những hoá đơn mua hàng không có giá trị hoàn thuế là ví dụ. Nếu bạn vẫn lo lắng và không muốn vứt, giải pháp tốt nhất là scan lại để lưu trên máy tính. Như vậy, văn phòng làm việc sẽ gọn gàng hơn.

Tổng kết theo năm: Kết thúc một năm, bạn nên sắp xếp lại toàn bộ hồ sơ, giấy tờ lưu trữ, đóng vào bìa cứng và dán giấy ghi năm để phân biệt. Hồ sơ này ít khi sử dụng đến, bạn có thể cất trong tủ. Nên dành tủ treo cho những chứng từ mới phát sinh trong năm. Cách này vừa giúp nơi làm việc ngăn nắp, vừa tạo vẻ quy mô cho công ty.

Có những loại giấy từ cần được lưu trữ riêng biệt. Đó là chứng từ có giá trị, liên quan đến tài sản công ty hoặc hợp đồng mang tính pháp lý. Chẳng hạn: hợp đồng thế chấp, bảng cân đối tài sản, cổ phiếu, trái phiếu...

Chúng có tầm quan trọng lớn, đòi hỏi phải có biện pháp bảo vệ an toàn. Đây là loại giấy tờ không thể thay thế. Cách tốt nhất là bạn nên sao lại và chỉ lưu trữ bản photocopy trong hồ sơ. Bản chính cần được cất giữ trong két sắt.

Duy trì sự ngăn nắp: Xây dựng hệ thống lưu trữ hợp lý là bước khởi đầu cần thiết. Quan trọng hơn là bạn phải biết cách duy trì. Dù có trong tay công cụ tuyệt vời nhưng nếu không tôn trọng và nghiêm chỉnh tuân thủ, nó cũng chẳng phát huy tác dụng.

Một thủ thuật nhỏ nhưng cực kỳ hiệu quả trong việc giữ cho khu vực làm việc ngăn nắp, gọn gàng là đặt thùng rác cạnh bàn làm việc. Cách này giúp giải phóngnhanh chóng những giấy tờ không cần thiết khỏi bàn làm việc. Chồng bạn sẽ không chán ngán vì đống giấy tờ, hồ sơ cao ngất.

Quản lý tài chính

Không phải tự nhiên mà người ta thường nói: Đằng sau thành công của người đàn ông luôn có bóng dáng người phụ nữ.

Không thể quản lý toàn bộ sổ sách và tài chính công ty nhưng bạn có thể giúp chồng giải quyết những khoản chi tiêu nhỏ.

Bên cạnh đó, bạn có thể cho ý kiến, giúp chồng có nhận định khách quan, tỉnh táo hơn trong kinh doanh.

Bạn phải tìm hiểu rõ ngọn ngành số tiền chồng mang về trước khi quyết định làm gì với nó

Trang bị kiến thức cần thiết: Sổ sách tài chính của một công ty không đơn giản như việc thu chi trong gia đình. Hàng loạt chỉ số tài chính khiến bạn nhức đầu, không nắm bắt được tình hình. Đơn giản vì bạn không có kiến thức.

Nên tham gia các khoá đào tạo chuyên ngành về kế toán, tài chính... Tuy không trực tiếp quản lý tài chính của công ty nhưng bạn có thể giúp chồng trong vài trường hợp cũng như đưa ra lời khuyên hữu ích khi cần thiết

Hiểu rõ nguồn gốc tiền chồng làm ra: Chồng bạn làm giám đốc nên đương nhiên là người chịu trách nhiệm chính trong mọi hoạt động của công ty.

Nếu đồng tiền kiếm được bằng cách mờ ám, sớm muộn gì anh cũng phải trả giá trước pháp luật.

Là vợ, bạn có nhiệm vụ cảnh giác, không để chồng vướng vào những việc làm phi pháp. Bạn phải tìm hiểu rõ ngọn ngành số tiền chồng mang về trước khi quyết định làm gì với nó.

Những khoản dự phòng không bao giờ thừa: Nhiều phụ nữ ngộ nhận rằng nếu có chồng làm giám đốc, tiền bbạc là chuyện chẳng đáng bận tâm. Điều này hoàn toàn sai lầm. Chẳng ai đoán biết được diễn biến của thương trường. Việc kinh doanh có khi thuận lợi những cũng không tránh khỏi những khó khăn, biến cố bất ngờ.

Hầu như công ty nào cũng phải trải qua khoảng thời gian khủng hoảng về vốn. Bạn cần có kế hoạch dự phòng trong mọi tình huống. Lý tưởng nhất là luôn cùng chồng chuẩn bị sẵn một khoản tiền mặt đủ để duy trì hoạt động công ty khoảng ba đến sáu tháng. Cách này giúp đề phòng trường hợp kinh doanh không thuận lợi.

Trong thời gian kinh doanh thuận lợi, bạn nên nhắc chồng chú ý tích lũy. Việc này sẽ tạo thuận lợi rất lớn cho công ty khi cần khoản vốn đề phát triển, đầu tư.

Trường hợp công ty kinh doanh không suôn sẻ, thuận lợi, bạn tuyệt đối tránh chỉ trích, phê phán chồng, đặc biệt là trước mặt bạn bè. Hành động này sẽ giáng thêm đòn chí tử vào lòng tự tôn của người đàn ông đang thất thế.

Khi gặp khó khăn, điều anh cần chính là sự sẻ chia, thông cảm động viên hoặc ý kiến đóng góp giúp vực dậy công ty.

Không nhập nhằng: Các công ty gia đình thường không có sự rạch ròi giữa tiền gia đình và tiền công ty. Điều này gây khó khăn trong việc quản lý tài chính, thậm chí ảnh hưởng tiêu cực đến các hoạt động của công ty.

Khi cần dùng khoản tiền lớn của công ty, người vợ phải trao đổi thẳng thắn với chồng. Không nên tự ý lấy quyền bà giám đốc để yêu cầu bộ phận kế toán xuất tiền.

Của chồng, công vợ: Có những khoản tiền công ty chưa cần sử dụng nhưng bộ phận kế toán chỉ biết cho vào tủ, khoá lại. Điều đó thật lãng phí. Sao bạn không làm cho tiền sinh lợi bằng cách gửi ngân hàng. Cách này vừa an toàn, vừa có thêm chút tiền lãi.

Nếu chồng quá bận rộn giải quyết việc lớn của công ty, sao bạn không giúp anh quản lý những chuyện đó? Anh sẽ cảm kích vì có hậu phương vững chắc đấy.